本社内専用AIツールは、従業員が自分で作成したテキストデータを入力し、その出力結果を確認することで、具体的な活用方法を直感的に理解できることが求められます。これにより、日常業務の文書作成や要約、翻訳、アイデア出しなど、多様なシーンでの利用イメージを掴みやすくします。また、操作画面や応答内容は、社内利用を前提とした分かりやすく丁寧な日本語表現で提供されることが望まれます。

さらに、ツールは24時間いつでも操作可能であり、深夜や早朝の業務にも対応できる常時稼働性が必要です。これにより、フレックスタイムやシフト勤務など、多様な働き方を支えるインフラとして機能します。安定稼働とレスポンスの速さも、日常的な利用を想定した重要な要件となります。

不具合や誤動作が発生した場合には、ユーザーが画面上から簡単にフィードバックを送信できる仕組みを備えます。フィードバックフォームでは、発生した事象の概要、利用シーン、再現手順などを入力できるようにし、必要に応じてスクリーンショットやテキストログの添付も想定します。これにより、開発・運用側が問題を迅速に把握し、改善サイクルを回しやすくなります。

また、フィードバック送信後には、自動返信やステータス表示などにより、ユーザーが「報告が受け付けられた」ことを確認できることが望まれます。これらの仕組みを通じて、社内ユーザーとの信頼関係を構築し、継続的な品質向上を図ります。

仕様変更や機能追加に関する要望については、アンケートや定期的なヒアリングを通じて収集し、ツール側で柔軟に対応できることが条件となります。アンケートフォームでは、現在の満足度、改善してほしい点、新たに欲しい機能などを体系的に聞き取れる設計とし、結果を分析して開発ロードマップに反映します。これにより、現場のニーズに即したAIツールとして進化し続けることが可能になります。

さらに、AIによるチャット等を活用した電話予約機能にも対応し、人による電話確認が行えることが求められます。具体的には、AIがチャット上で予約内容を整理し、必要に応じて担当者が電話で最終確認を行う運用を想定します。これにより、ユーザーはAIの利便性と、人による安心感の両方を享受できます。

以上の条件を満たすことで、社内専用AIツールは、業務効率化だけでなく、社員の学習・改善サイクルを支える重要な基盤として機能することが期待されます。